개인정보 처리방침

[RAZÓN SOCIAL] (en adelante, «Konvivit»), con domicilio en [DOMICILIO] y RFC [RFC], es responsable del tratamiento de los datos personales que se recaban a través de la plataforma Konvivit (sitio web, aplicación web y aplicaciones móviles), en términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la «Ley») y demás normativa aplicable. Este Aviso de Privacidad Integral explica qué datos tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo puede ejercer sus derechos.

1. Identidad y domicilio del responsable

• Denominación: [RAZÓN SOCIAL]
• RFC: [RFC]
• Domicilio: [DOMICILIO]
• Área responsable de datos personales: [NOMBRE O ÁREA RESPONSABLE DE DATOS PERSONALES]
• Correo de contacto para privacidad: hello@konvivit.com

2. Papel de Konvivit frente a su administración

Konvivit es una plataforma de software que contratan administradoras, comités, mesas directivas, asociaciones de colonos o condóminos (cada una, la «Administración») para gestionar fraccionamientos y condominios. Konvivit actúa:

• Como responsable respecto de los datos de las personas que contratan el servicio o crean una cuenta (por ejemplo, representantes de la Administración), de los visitantes de nuestro sitio web y de quienes nos contactan.
• Como encargado respecto de los datos de residentes, propietarios, inquilinos, visitantes, personal y proveedores que la Administración registra en la plataforma. En ese caso, la Administración es la responsable del tratamiento y Konvivit trata los datos únicamente por cuenta de ella y conforme a sus instrucciones. Para ejercer sus derechos sobre esos datos puede dirigirse a su Administración o a Konvivit, quien canalizará su solicitud.

3. Datos personales que recabamos

Según el uso que se haga de la plataforma, podemos tratar las siguientes categorías de datos, obtenidos directamente de usted, de su Administración o de otros usuarios de su comunidad (por ejemplo, un residente que registra a un visitante):

• Identificación: nombre, fotografía de perfil, identificación oficial cuando la Administración la requiera, firma electrónica simple.
• Contacto: correo electrónico, número de teléfono, idioma preferido.
• Datos del inmueble y de la comunidad: unidad, lote o departamento, calidad de propietario, inquilino o habitante, integrantes del hogar, roles dentro de la comunidad.
• Vehículos: placas, marca, modelo, color y cajones de estacionamiento asignados.
• Mascotas: nombre, especie, raza, fotografía y datos de vacunación cuando la Administración los solicite.
• Control de acceso: códigos QR y pases de visita, bitácoras de entrada y salida (fecha, hora, caseta, vehículo, persona que autoriza), registro de visitantes y proveedores, listas de acceso restringido.
• Datos financieros y patrimoniales: cuotas, cargos, adeudos, convenios de pago, comprobantes y estado de pagos. Los datos de tarjetas bancarias los recaba y procesa directamente nuestro procesador de pagos; Konvivit no almacena el número completo de la tarjeta.
• Datos fiscales: RFC, razón social, régimen fiscal, código postal fiscal y uso de CFDI, para la emisión de comprobantes fiscales.
• Comunicaciones y operación: mensajes, avisos, reportes de incidencias, reservaciones de amenidades, paquetería, órdenes de trabajo, documentos firmados.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, registros de inicio de sesión y de actividad necesarios para la seguridad de la cuenta. Si usa llaves de acceso (passkeys), Konvivit solo recibe una llave pública; su huella o rostro nunca salen de su dispositivo.

3.1 Datos personales sensibles

Konvivit no requiere datos personales sensibles para prestar el servicio. Sin embargo, su Administración podría registrar información que la Ley considera sensible (por ejemplo, condiciones de salud o de discapacidad relevantes para emergencias o accesibilidad). Esos datos solo se tratarán con su consentimiento expreso y por escrito, que podrá otorgar mediante firma electrónica, y únicamente para la finalidad para la que se recabaron.

3.2 Datos de niñas, niños y adolescentes

La plataforma está dirigida a personas mayores de edad; los menores no pueden crear una cuenta propia. Los datos de menores (por ejemplo, nombre y fotografía de integrantes del hogar autorizados para entrar a la comunidad) solo pueden ser registrados por su madre, padre o tutor, quien al hacerlo declara ejercer la patria potestad o tutela y otorga el consentimiento correspondiente. Estos datos se tratan exclusivamente para el control de acceso y la seguridad de la comunidad, atendiendo al interés superior de la niñez, y no se utilizan para finalidades secundarias.

4. Finalidades del tratamiento

4.1 Finalidades primarias (necesarias para el servicio)

• Crear, autenticar y administrar su cuenta y sus permisos dentro de la comunidad.
• Controlar el acceso a la comunidad: generar pases y códigos QR, registrar entradas y salidas y llevar las bitácoras de seguridad.
• Administrar cuotas, cargos, pagos, recibos y convenios; emitir comprobantes fiscales (CFDI) cuando corresponda.
• Gestionar unidades, vehículos, mascotas, amenidades, reservaciones, paquetería, incidencias, proveedores y órdenes de trabajo.
• Enviar avisos, comunicados y notificaciones operativas de su comunidad.
• Recabar firmas electrónicas simples en documentos de la comunidad.
• Brindar soporte técnico, mantener la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y cumplir obligaciones legales, fiscales y requerimientos de autoridad.

4.2 Finalidades secundarias

De manera adicional, y siempre que usted no se oponga, podremos usar sus datos de contacto para:

• Enviarle información sobre nuevas funciones, mejoras y servicios de Konvivit.
• Invitarle a encuestas de satisfacción y estudios para mejorar el producto.
• Elaborar estadísticas agregadas y anonimizadas sobre el uso de la plataforma.

Estas finalidades no son necesarias para el servicio. Si no desea que sus datos se usen para ellas, envíe un correo a hello@konvivit.com con el asunto «Negativa finalidades secundarias», o utilice el enlace para darse de baja incluido en cada comunicación. Puede hacerlo en cualquier momento, incluso antes de que sus datos sean utilizados; su negativa no será motivo para negarle el servicio.

5. Remisiones y transferencias

Para operar la plataforma nos apoyamos en proveedores que tratan datos por cuenta de Konvivit (encargados), bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad. Algunos se ubican fuera de México, principalmente en los Estados Unidos de América:

• Clerk, Inc. (EE. UU.): autenticación, inicio de sesión y gestión de sesiones.
• Render Services, Inc. (EE. UU., centro de datos en Oregón): hospedaje de los servidores de aplicación y bases de datos.
• Amazon Web Services, Inc. (EE. UU.): almacenamiento de archivos y servicios de infraestructura.
• Vercel Inc. (EE. UU.): hospedaje del sitio web y métricas agregadas de uso y rendimiento.
• Stripe, Inc. y sus afiliadas: procesamiento de pagos con tarjeta y otros medios electrónicos.
• Facturama y su Proveedor de Certificación (PAC) (México): timbrado y emisión de CFDI ante el SAT.

Además, sus datos podrán transferirse sin requerir su consentimiento cuando la Ley lo permita, por ejemplo: a la Administración de su comunidad, que es responsable de los datos que registra; a autoridades competentes que lo requieran conforme a la ley (incluido el SAT); o cuando sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. Konvivit no vende sus datos personales ni los transfiere a terceros para fines publicitarios.

6. Derechos ARCO

Usted tiene derecho a Acceder a sus datos personales, solicitar su Rectificación cuando sean inexactos o incompletos, su Cancelación cuando considere que no se requieren para las finalidades señaladas, y a Oponerse a su tratamiento para fines específicos.

Para ejercerlos, envíe una solicitud a hello@konvivit.com que contenga:

1. Su nombre y un medio para comunicarle la respuesta.
2. Copia de su identificación oficial o, en su caso, documentos que acrediten la representación legal de quien actúa en su nombre (o la patria potestad o tutela, cuando se trate de datos de menores).
3. La descripción clara de los datos y del derecho que desea ejercer, y la comunidad a la que pertenece.
4. Cualquier documento o información que facilite la localización de sus datos y, en caso de rectificación, la documentación que sustente el cambio.

Le comunicaremos la determinación adoptada en un plazo máximo de 20 días hábiles contados desde la recepción de la solicitud y, si resulta procedente, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes. Estos plazos podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen. La cancelación de ciertos datos puede no proceder cuando deban conservarse por obligación legal (por ejemplo, fiscal) o por relaciones contractuales vigentes.

Si considera que su derecho a la protección de datos ha sido vulnerado, puede acudir ante la autoridad garante competente en materia de protección de datos personales (actualmente, la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno).

7. Revocación del consentimiento

Usted puede revocar en cualquier momento el consentimiento que nos haya otorgado, mediante una solicitud al correo hello@konvivit.com con los mismos requisitos del apartado anterior. Tenga en cuenta que no en todos los casos podremos atender la solicitud o concluir el uso de forma inmediata, ya que podríamos estar obligados legalmente a seguir tratando sus datos, y que la revocación respecto de finalidades primarias puede implicar que ya no sea posible prestarle el servicio.

8. Limitación del uso o divulgación

Además de los mecanismos anteriores, para dejar de recibir comunicaciones promocionales de Konvivit puede solicitar su inscripción en nuestro listado interno de exclusión escribiendo a hello@konvivit.com.

9. Cookies y tecnologías de rastreo

Nuestro sitio utiliza únicamente cookies y almacenamiento local estrictamente necesarios para el inicio de sesión, la seguridad y sus preferencias (idioma y tema). Para medir el uso y el rendimiento del sitio utilizamos Vercel Web Analytics y Speed Insights, que operan sin cookies y generan estadísticas agregadas que no le identifican. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios. Consulte el detalle en nuestra Política de Cookies.

10. Medidas de seguridad y conservación

Aplicamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger sus datos contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizado, incluidas la transmisión cifrada, el control de acceso por roles y el registro de actividad. Conservamos los datos durante la vigencia de la relación con su comunidad y, posteriormente, por el plazo necesario para cumplir obligaciones legales, fiscales y de atención de responsabilidades, tras lo cual se bloquean y suprimen.

11. Cambios al aviso de privacidad

Este aviso puede modificarse por cambios legales, en nuestros servicios o en nuestras prácticas de privacidad. Publicaremos cualquier cambio en esta página, indicando la fecha de última actualización, y cuando el cambio sea relevante se lo notificaremos por correo electrónico o dentro de la plataforma.